行政管工作办公室选址装修
一、评估选址需求
明确选址需求，方便后续缩小选址范围，圈定备选楼宇。
本阶段大体需求有：所需办公室面积、单价、位置、交通。
在选择办公室之前，应该弄清楚公司目前的发展状况（包括现有办公室面积、员工人数，未来需求人数），计算清楚每个员工必要的工位面积，以此确定所需办公室面积。
其次，要明确办公室的作用，如果是新增办公选址，则要考虑与原有办公区的距离；如果是办公楼搬迁，则要考虑周边配套设施与交通条件，方便员工生活及上下班。值得注意的是，便捷的商务交通，方便的不仅仅是企业员工上下班，更是出于对客户来访的考虑，七弯八拐，又是绕路又是堵车的，第一印象自然不好。
再次，价格是控制成本的直接因素，在了解大体预算之后，需要收集不同楼宇的单价，以期作出最优选择。
最后，企业依赖成熟完善的商务氛围，而且公司商务活动频繁，对会议服务、酒店、餐饮、会展等方面的配套服务需求量较大，基于以上因素，公司优先将目光锁定在成熟商务区内的大型综合写字楼。
在这个阶段，企业可以通过网络、电话调研等方式，筛选出几个备选楼宇。
二、现场考察
在确定备选楼宇后，需要对实地进行考察。
本阶段主要考察内容为：楼宇自身装修情况、写字楼周边配套设施、写字楼物业、出房率、运营成本等。
在我们做实地考察时，首先要注意写字楼本身情况。写字楼的外形、大厅装修、电梯数量、公共走道、具体办公室等等都是考察的重点情况。
写字楼的大堂品质影响着公司是否能给客户、员工带来良好的第一印象。对写字楼的大堂品质的考察主要集中在大堂空间是否宽敞、规划是否合理、往来是否方便以及材质是否体现写字楼档次等四个方面。
电梯的数量、空间是体现写字楼档次的重要指标。在考察写字楼房间的户型时，应尽量选择方正的户型，这样既便于布局装修，又可以提高房间的利用度，采光和视野效果也会更好。了解企业出房率能够更好地计算企业的选址成本，帮助决策。大厦的空调、电力、消防中控等设备设施是每个写字楼的关键点。
选择一个正规的物业，比选择办公室更加重要。专业的物业公司，能够给办公室营造出一个良好的内部办公环境，并对大厦的设备设施提供优质的维护，保证长期使用，能够帮助解决企业办公遇到的各类难题。
办公室周边生活及生产配套设施也是考察的重中之重。办公室周边应该有成熟的商务区，方便员工生活与娱乐。此外，在选址时也要关注产业链、产业集群和产业地带，毕竟选址不单纯是换一个办公环境，也是企业交流的一个机会。
最后，在办公室选址时还要着重考虑运营成本。企业办公室选址关键点的办公成本，包含许多方面，租金只是其中的一项，还包括折旧费用、运营成本、人力资本等。企业选择办公室的时候，第一个考虑就是运营成本或办公成本，离开了成本就谈不到办公室选址的好坏。
在这个阶段，企业需要最终确定一个办公室作为签约目标。
三、签订合同
这一个阶段是办公室选址的最后一个阶段，也是最重要的阶段。
在这个阶段企业可以将财务与法务一起审核合同，以便达到理想的选址效果。
本阶段主要注意事项：
1. 确认出租房/售卖方出租/售卖办公室的合法性。例如产权证明、出租许可证明、营业执照等等；如果是转租，出租房应提供其租赁合同和权利人同意转租的书面证明。
2. 租金、水电、物业等相关费用的支付标准与支付方式，应在合同中明确承租（买卖）房屋所产生的费用，并确定承担方。
3. 办公室报价通常以“元/㎡/日”为单位，但由于办公室大部分是大产权证，没有明确进行产权分割，租赁面积是可以与出租方协调的，必须按照实际租赁面积计算租金，这也是控制成本的重要途径。
4. 注意约定免租期。因为大部分办公室租赁都是毛坯或简装，绝大多数租户会重新装修，出租方往往会给租户一个免租期，作为租户的装修时间。但是这只是实践中的通常做法，并非出租方的法定义务，是否有免租期及免租期的长短由双方自行约定，只有写入合同才能得到法律的保护。
5. 租户如果要将承租的写字楼办公室作为公司注册地，应在合同中明确出租人能够提供相关材料供承租人办理营业执照；如果不需要注册，也要在签订合同前，明确该写字楼是否能进行工商注册。
6. 有些比较老的写字楼会有电话容量的限制，租户如果对于电话容量要求较高应事先了解清楚，并在合同中作出约定。
四、准备期需要做好这几件事
1.了解市场情况
好房子就像好姑娘，“追求者”众多。太多公司经历过筛选流程拖得太久，最后“想要的都被别人要了”的窘境。
所以要在选址过程中随时了解市场情况、空置率和去化速度，如果掌握不到足够的信息，最好是找专业靠谱的第三方商办平台来咨询相关的情况。一旦发现心仪的区域处在供不应求、去化速度快的情况下，就要尽快考察面积，毕竟后续的一系列工作也要花费时间。
2.制订时间表
就像制订工作计划一样，什么时间段完成什么事要有大致的计划，整个选房工作的deadline在什么时候，这些要在选房开始之前就计划好。
最好的方法就是“反推”。
例如公司希望5月15日正式入驻，那么从这一天开始往前推算时间：装修以及放味儿需要的大概时间、各种审批设计流程需要占用的时间、双方谈判可能花费的时间、实地看房所需的时间，把这些都计算好之后，就能反推出一个开始相关工作的大概时间点，有些时候，甚至可能需要提前3-4个月就开始着手准备各种工作。
归根结底，选办公室在考虑周全的前提下，尽量“赶早不赶晚”。规划不好就可能产生一系列问题，甚至出现白交几个月租金的情况。
3.做好未来计划
找办公室也需要未雨绸缪的眼光，毕竟不像买衣服，半年之后胖了瘦了重新买一件就好，找办公室最容易出现的一个问题就是面积找小了。更小的面积基本上意味着更少的成本，为了“省钱”大家往往都选择尽可能少租面积，导致忽略了公司可能出现的扩张以及招聘等问题。
在不出现中途退租的情况下，一次租办公室的租期大概在2-3年，换句话说，这个时间段内公司可能出现的招聘、扩张甚至转型都要尽量考虑其中。
如果提前打出富余的计划行不通，那至少要询问好业主方，是否可以在自己的租期内进行扩租，或者通过协商将一些相关条款签署在租赁协议里，来确保这类权益。记住合理的预留永远比重新换一个办公室省钱，因此不能忽略了这方面的问题。
4.周全考虑需求
不少公司在租完办公室之后都会遇到那种“看房的时候怎么没想着问问”的事情，这种内容非常细碎，要根据公司实际情况做具体考虑，但基本上分为三类：
A. 老板的个人要求，例如，TA是不是想要个独立的卫生间，TA对于办公室区域是不是有自己的喜好等等；
B. 办公室的整体布局规划，比如销售人员需要方便出入的位置、marketing可能需要媒体区、行政需要多大的pantry等，如果有这些方面的布置需求，就要在之后的看房过程中留意平面布局，注意这些需求是否能满足，一般情况下业主方手里会有相关的平面图或者CAD图，可以进行索要；
C. 公司相关的特殊需求，例如一些和注册、上市相关的硬性标准办公室是不是符合，又或者是办公室所处的位置是否能够享受政府提供的相关政策内容。
五、装修问题是最容易被忽视的点。
很多企业遭遇白交租金的问题，就是因为低估了装修造成的时间成本。
1. 方案沟通：设计公司出概念方案、结合实际租赁的面积出执行方案，需要时间；后续的沟通和修改过程需要时间；公司高层和各部门讨论做决定，还是需要时间。所以这些需求最好是在对租赁面积进行筛选的同时就能有一定的了解，尽早做好相应准备。
2. 装修考评：如果条件允许，在租赁面积进入终选阶段时，带上装修公司一起对终选项目进行考评，这样可以结合概念设计方案和写字楼租赁面积平面布局，评估工程上是否存在无法执行设计方案的地方。如果签了合同才发现老板喜欢的设计方案没法施行，作为行政就又要背锅了。
3. 消防报批：方案确定好后，需要经历消防局报批和物业报批的流程。前者耗费的时间完全不可控，有条件最好找可以帮忙报消防的装饰公司，这样可以最大限度的节省时间。物业报批的时候，有很小的可能出现一些利益纠纷，遭遇恶意拖延问题。
4. 施工相关手续：和物业完成相关手续后才可以进场施工。正常有人办公的写字楼是不能在工作时间发生带响动的施工的，只能在夜间和周末施工，这会大大拉长装修时间。
5. 验收：完工后物业会进行现场检查，如有不符合规定的装修，还需要进行整改。最终验收时，一定和物业一起验收，以免引起后续不必要的纠纷。验收内容包括查看交付情况、机电空调是否正常、电表读数等。
6. 订购家具：有相关经验的行政会结合装修效果来配软装和家具，提前订好家具。第一是把事情提前解决，第二是如果量大，工厂没有那么多现货需要临时生产，这又是时间成本。一些家具供应商会根据实际装修状况和功能区分布情况为客户做好家具分配方案，这样会省事很多。
完成了所有这些流程，熬过家具和装修的散味时间，就可以正式入驻开始办公了。
阅读本文还阅读了
公司办公室装修行政部工作计划怎么写？公司办公室装修项目管理实践感悟
禾唐装饰是专业从事上海办公室装修设计公司、办公室设计、办公室装修改造翻新、办公楼装修施工、办公楼室内设计、写字楼装修设计的公司，为业主装修项目提供专业化效果图纸方案设计和品质化装修施工服务。擅长整层、独栋办公空间整体全包装修设计施工工程。全部tag聚合 相关热点
